FAQ - najczęściej zadawane pytania
1. Logowanie
1.1. Nie mogę zalogować się do aplikacji

Login nadany podczas etapu rejestracji służy użytkownikom do procesu logowania. Jeśli po wpisaniu loginu i hasła otrzymujemy komunikat „Błędne dane logowania” oznacza to, że posługujemy się nieprawidłowym hasłem albo hasło zostało zmienione. Jeśli pięciokrotnie wpiszemy błędne hasło, system zablokuje nasze konto, warto więc wcześniej skorzystać z funkcji zmiany hasła. W tym celu:

  • na ekranie logowania klikamy w link „Nie pamiętam hasła”, uzupełniamy login i zatwierdzamy przyciskiem „Zmień hasło”:
  • czekamy na przyjście maila na adres przypisany do naszego konta i klikamy w nim przycisk „Zmień hasło” (uwaga: jeśli e-mail nie przychodzi to może oznaczać, że nasze konto zostało zablokowane, wtedy należy skontaktować się z administratorem aplikacji, zwykle będzie to zarządca obiektu lub obsługa techniczna):
1.2. Dlaczego Singu zablokowało dostęp do systemu

Po 5-ciu niedanych próbach logowania aplikacja Singu FM blokuje dostęp do konta. Jest to podyktowane względami bezpieczeństwa. W takiej sytuacji tylko administrator może zresetować hasło. Najczęściej jest to zarządca obiektu bądź służby budynkowe, jak obsługa techniczna. Informacja na temat osoby kontaktowej zostanie wyświetlona w sytuacji utracenia dostępu do aplikacji.

2. Stałe przepustki
2.1. Jak zmienić numer rejestracyjny pojazdu w „Stałych przepustkach”

W celu zmiany numeru rejestracyjnego należy:

  • Przejść do modułu - Księga Gości -> Stałe przepustki
  • Wyszukać numer rejestracyjny
  • Skorzystać z ikony „ołówka”
  • Zmienić numer rejestracyjny w oknie „Nr rejestracyjny”
  • Zatwierdzić wprowadzone zmiany przyciskiem „Zapisz”
2.2. Jak zamówić nową stałą przepustkę?

Stała przepustka w aplikacji Singu zezwala na automatyczny wjazd/wyjazd oraz wejście/wyjście na teren obiektu. Wszystkie osoby posiadające stałą przepustkę widnieją na liście – Stałe przepustki.

Najemcy posiadają możliwość zamawiania nowych etykiet RFID dla swoich pracowników oraz stałych dostawców. Za realizację danych etykiet odpowiada obsługa techniczna bądź ochrona obiektu. Gdy etykieta RFID zostanie wykonana najemca zostanie poinformowany drogą mailową.

W celu dodania nowej stałej przepustki należy:

  • Przejść do modułu: Stałe przepustki
  • Wybrać przycisk „+ Dodaj”

W oknie nowej przepustki należy:

  • Wybrać technologię odczytu stałej przepustki
    • Nr rejestracyjny + RFID: zamówienie nowej etykiety RFID (wariant zalecany)
    • Nr rejestracyjny: odczyt za pomocą kamer LPR, bez wydawania etykiety RFID
    • Kod QR: piesza rejestracja na podstawie kodu QR
  • Uzupełnić numer rejestracyjny bądź adres mailowy (w przypadku kodu QR)
  • Uzupełnić imię i nazwisko (pole nieobowiązkowe)
  • Istnieje możliwość ustawienia daty ważności tworzonej przepustki
  • Zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem „Zapisz”
2.3. Jak dezaktywować stałą przepustkę

Dezaktywacja stałych przepustek została oparta na dacie ważności wskazanej przepustki.

Aby dezaktywować stałą przepustkę (np. etykietę RFID) należy:

Sposób I (dostępny dla wszystkich użytkowników):

  • Przejść do modułu: Stałe przepustki
  • Wyszukać numer rejestracyjny
  • Skorzystać z ikony „minusa”
  • Wybrać wariant dezaktywacji niezwłocznej bądź od wskazanej daty w oknie „Dezaktywuj” (w przypadku dezaktywacji niezwłocznej stałej przepustce zostaje przypisana data ważności dnia poprzedniego, zostaje ona natychmiastowo dezaktywowana)
  • Zatwierdzić wprowadzone zmiany przyciskiem „Zapisz”

Sposób II (dostępny dla użytkowników odpowiedzialnych za wydawanie etykiet RFID):

  • Przejść do modułu: Stałe przepustki
  • Wyszukać numer rejestracyjny
  • Skorzystać z ikony „ołówka”
  • Odznaczyć przycisk „Ważna bezterminowo”
  • Wskazać datę ważności w kalendarzu
  • Zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem „Zapisz”
2.4. Jak zaakceptować zamówioną etykietę RFID w systemie (opcja dostępna dla osób odpowiedzialnych za obsługę systemu)

Gdy najemca zamówi etykietę RFID dla swojego pracownika konieczne jest wprowadzenie unikatowego numeru RFID oraz zaakceptowanie zamówionej przepustki. Akceptację zamówionej etykiety mogą wykonać wyznaczone osoby odpowiadające za ich dystrybucję.

Etykiety oczekujące na akceptację posiadają ciemniejsze tło oraz zamieszczone są na samej górze tabeli.

Aby wydać oraz zaakceptować zamówioną etykietę należy:

  • Przejść do modułu: Księga Gości -> Stałe przepustki
  • Wybrać ikonę „+” w kolumnie RFID
  • Przyłożyć etykietę RFID do czytnika i wygenerować numer RFID
  • Zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem „Zapisz”
  • Potwierdzić przepustkę ikoną - ✓

Po zatwierdzeniu wybranej przepustki najemca otrzyma wiadomość mailową potwierdzającą jej akceptację.

3. Awizacja – prebooking
3.1. Jak wykonać awizację dla gościa

Moduł Księgi Gości oferuje możliwość zaproszenia gościa na obiekt parku logistycznego. Zaproszenie awizacyjne zawiera cenne wskazówki dotyczące daty oraz miejsca spotkania wraz z mapą dojazdu.

W celu wykonania awizacji oraz wysłania zaproszenia do gościa należy:

  • Przejść do modułu: Księga Gości -> Recepcja lub Księga gości (u najemców)
  • Skorzystać z przycisku „Prebooking”

W kolejnym kroku należy uzupełnić dane osoby, która zaprasza na spotkanie – hosta:

  • Imię i nazwisko
  • Adres mailowy

Zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem „Dodaj gości”.

W następnym oknie należy wprowadzić informacje dotyczące daty spotkania oraz zapraszanego gościa.

  • Dzień oraz godzinę spotkania
  • Nr rej. pojazdu (automatyczny wjazd gościa na teren obiektu dzięki technologii LPR)
  • Imię i nazwisko gościa
  • Email
  • Język powiadomień

Wykonanie długoterminowej awizacji umożliwia opcja „Wielokrotne wejścia”.

  • Wybór ostatniego dnia wizyty

Zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem „Wyślij”.

3.2. Jak wykonać awizację zbiorczą - import

Awizacja zbiorcza jest możliwa poprzez wykonanie tzw. importu prebookingu.

Aby wykonać dany proces należy pobrać szablon xls z aplikacji Singu, uzupełnić go oraz zaimportować.

Poszczególne kroki:

  • Przejść do modułu: Recepcja -> Księga Gości
  • Kliknąć przycisk „Prebooking -import”
  • Kliknąć przycisk „Eksportuj szablon”
  • Uzupełnić pobrany szablon (uzupełnić dane hosta: imię i nazwisko,email oraz dane gościa: datę spotkania, godzinę, imię nazwisko gościa, adres mailowy, numer rejestracyjny)
  • Zaimportować uzupełniony szablon (okno: Prebooking-Szablon)
    • Wybrać firmę
    • Wybrać Budynek
    • Wybrać uzupełniony plik w polu „Wybierz plik”
    • Kliknąć „Importuj szablon”
3.3. Jak znaleźć osoby, które zostały zaproszone na spotkanie

W menu wybierając moduł Księga Gości. Tabela prezentująca aktualne wizyty zawiera również wizyty przyszłe. Aby zobaczyć osoby, których przyjście jest planowane należy na liście w sekcji „Inne” zaznaczyć opcję „Pokaż przyszłe wizyty”.

3.4. Jak zobaczyć całą historię wjazdów w Księdze Gości

Aby wyświetlić przeszłe wizyty, które zostały zakończone (posiadają datę wyjścia) należy:

  • Przejść do modułu: Recepcja -> Księga Gości
  • Zaznaczyć checkbox „Uwzględnij zakończone”
  • Wybrać przycisk „wyszukiwania” – lupy

Wizyty zakończone, zawierające datę wyjścia zostaną wyświetlone na szarym tle.

4. Zmiany administracyjne
4.1. Jak założyć konto dla nowego pracownika najemcy

W celu założenia nowego konta dla pracownika należy:

  • Przejść do modułu: Firmy -> Najemcy/Klienci -> Lista
  • Wyszukać firmę najemcy i przejść do karty danej firmy
  • Przejść do zakładki „Osoby” oraz wybrać przycisk „Dodaj”

W oknie dodania nowej osoby należy uzupełnić pola: imię, nazwisko, email, login (zalecany: początek adresu mailowego).

Pozostałe pola powinny pozostać zaznaczone

Wybór przycisku „Dodaj” automatycznie doda użytkownika do aplikacji Singu oraz wyśle powiadomienie mailowe.

4.2. Jak dezaktywować konto istniejącego pracownika

W celu dezaktywacji konta pracownika należy:

  • Przejść do modułu: Firmy -> Najemcy/Klienci -> Lista
  • Wyszukać firmę najemcy i przejść do karty danej firmy
  • Przejść do zakładki Informacje -> Osoby
  • Skorzystać z ikony „ołówka” przy wybranej osobie
  • Zmienić pola „Aktywny” oraz „Logowanie” na „NIE” w karcie edycji danych użytkownika
  • Zatwierdzić wprowadzone zmiany przyciskiem „Zmień”
4.3. Jak zresetować hasło pracowników/pozostałych użytkowników

Aby zresetować zablokowane konto należy:

  • Przejść do modułu Admin -> Użytkownicy -> Lista
  • Wyszukać odpowiednią osobę w pasku wyszukiwania
  • Wybrać ikonę „klucza”
  • W oknie „Zmiana danych logowania” pozostawić oznaczone pole „Generuj losowe hasło” bądź nadać hasło tymczasowe (w obu przypadkach użytkownik musi ustawić nowe hasło na swoim koncie)
  • Zatwierdzić zmiany przyciskiem „Zapisz”

Po wykonanej operacji użytkownik otrzyma wiadomość mailową z możliwością ustanowienia nowego hasła do aplikacji Singu. Po wprowadzeniu nowego hasła konto zostanie odblokowane.

4.4. Jak dezaktywować firmę, która już nie jest najemcą

Aby dezaktywować firmę najemcy należy:

  • Przejść do modułu Firmy -> Najemcy/klienci -> Lista
  • Wybrać nazwę konkretnej firmy z listy dostępnych
  • Przejść do edycji karty firmy wybierając przycisk „Edycja”
  • Zaznaczyć „Nie” w polu „Aktywna”
  • Zatwierdzić zmiany przyciskiem „Zapisz”
4.5. Jak dodać nową firmę najemcy do systemu Singu

W celu dodania nowej firmy do aplikacji należy:

  • Przejść do modułu: Firmy -> Najemcy/klienci -> Dodaj firmę
  • Uzupełnić nazwę firmy w polu „Nazwa firmy”
  • Wybrać budynek (z listy rozwijalnej)
  • Wgrać logotyp firmy (zalecane w przypadku systemu Singu SSD oraz Guestbook)
  • Zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem „Dodaj”
5. Specyfika wjazdów/wyjazdów + etykiety RFID
5.1. Dlaczego przy moim wjeździe pojawia się ikona kamery

Ikona kamery informuje o odczycie numeru rejestracyjnego przy użyciu technologii kamer LPR.

W sytuacji, gdy kierowca posiada zainstalowaną etykietę RFID jest on obsługiwany za pomocą 2 technologii: anten RFID oraz kamer LPR. Wyświetlona ikona świadczy o pierwszeństwie odczytu jednej z dwóch technologii. Antena RFID odznacza się większą skutecznością odczytu, lecz w niektórych przypadkach kamera LPR może szybciej odczytać numer rejestracyjny. W tej sytuacji zostanie wyświetlona ikona kamery.

5.2. Dlaczego system źle odczytał tablicę rejestracyjną za pomocą kamery LPR

W tej sytuacji kierowca został odczytany technologią kamer LRP. Skuteczność odczytów kamer LPR zależna jest od warunków atmosferycznych oraz stanu tablicy rejestracyjnej. Skuteczność odczytów numerów rejestracyjnych przy dobrych warunkach atmosferycznych szacowana jest na ok. 70%. Pracownicy ochrony posiadają możliwość poprawy źle odczytanych numerów rejestracyjnych. Z powyższych względów zalecane jest instalowanie etykiet RFID, które odznaczają się większą skutecznością odczytu rzędu 90%.

5.3. Co dzieje się w sytuacji, gdy kamera LPR nie rozpozna numerów rejestracyjnych wjeżdżającego pojazdu, a pojazd nie posiada etykiety RFID?

Pracownik ochrony powinien zarejestrować ręcznie w systemie numer rejestracyjny danego pojazdu oraz przypisać najemcę.

5.4. Co się dzieje, gdy pracownik zapomni bądź nie przyklei etykiety RFID?

W sytuacji, gdy dotyczy to pracowników oraz dostawców wpisanych do systemu, zostaną oni prawidłowo zidentyfikowani przy wjeździe oraz wpuszczeni na terenu parku dzięki technologii kamer LPR – bazujących na numerze rejestracyjnym pojazdu. Należy jednak pamiętać, że czas reakcji szlabanu w przypadku odczytu numerów rejestracyjnych pojazdu poprzez kamerę LPR jest dłuższy, a skuteczność odczytów mniejsza zestawiając z technologią RFID.

5.5. Co się dzieje, gdy pracownik/stały dostawca przyjedzie innym autem?

Pojazd w tej sytuacji jest traktowany jako gość. Pracownik może wykonać awizację w systemie uwzględniając swój nowy numer rejestracyjny bądź wprowadzić dany numer rejestracyjny na stałe do bazy aplikacji.

W sytuacji, gdy pracownik nie posiada naklejki RFID, należy zamówić etykietę korzystając z platformy Singu SSD, modułu Stałe przepustki. Dostęp do platformy posiadają zgłoszeni przez najemców pracownicy najemców.

5.6. Co się dzieje, gdy pracownik zmieni samochód?

Zalecanym rozwiązaniem jest zamówienie nowej etykiety RFID w aplikacji Singu. Jak zamówić etykietę RFID – patrz. Rozdział „stałe przepustki” – „Jak zamówić etykietę RFID dla pracownika”.

W przypadku, gdy kierowca posiada nieużywaną etykietę RFID przygotowaną na inny pojazd, należy odnaleźć ją w module Stałe Przepustki i zmienić numer rejestracyjny na nowy – patrz „Jak zmienić numer rej. w stałych przepustkach” (możliwość edycji numerów rejestracyjnych posiada administrator, obsługa techniczna oraz w szczególnych przypadkach najemcy).

5.7. Co się dzieje jeśli pracownik/dostawca nie jest wpisany do systemu SINGU SSD?

Taki pojazd jest traktowany jako gość. Szlaban nie otworzy się automatycznie. Pracownik ochrony powinien przypisać jednorazowo pojazd do odpowiedniego najemcy.

W sytuacji, gdy pracownik nie posiada naklejki RFID, należy zamówić etykietę korzystając z platformy Singu SSD, modułu Stałe przepustki. Dostęp do platformy posiadają zgłoszeni pracownicy najemców.

5.8. Czy mogę przykleić etykietę RFID na inny samochód?

Wydaną etykietę RFID należy zainstalować w pojeździe, dla którego została ona wydana. W innym przypadku dojdzie do nieścisłości w systemie w momencie odczytu podjeżdżającego pojazdu.

Jeżeli numer rejestracyjny uległ zmianie przed montażem etykiety należy zmienić go w aplikacji Singu w module „Stałe przepustki”. Dostęp do aplikacji posiadają zgłoszeni pracownicy najemców oraz obsługa techniczna wraz z Zarządcą parku.

5.9. Jak zainstalować etykietę RFID?
5.10. Czy naklejka pozostawia ślady kleju na szybie auta?

Naklejka nie pozostawia śladów na szybie pojazdu. Klej jest bardzo delikatny.

5.11. Gdzie zainstalować Tag RFID na jednośladach?

Rekomendowana jest powierzchnia płaska na przedniej części pojazdu.

5.12. Tag RFID nie działa

Należy sprawdzić czy samochód wyposażony jest w technologię podgrzewanych elektrycznie szyb bądź posiada szybę polaryzacyjną oraz postąpić zgodnie z ulotką montażu Etykiet RFID.

W przypadku, gdy samochód nie jest wyposażony w wyżej wymienione technologie, zaleca się przyklejenie etykiety w innym miejscu szyby bądź zamówienie nowej etykiety RFID.

5.13. Czy system rejestruje osoby przychodzące pieszo

Firma Velis posiada rozwiązanie oparte na rejestracji ruchu pieszego za pomocą kodów QR. Obecność czytników QR przy bramach wejściowych świadczy o dostępności tego rozwiązania w wybranym obiekcie.

5.14. Czy raz przypisany pojazd przez pracowników ochrony musi być po raz kolejny przypisywany

Tak. Przypisanie pojazdu gościa do najemcy wymagane jest każdorazowo, nawet jeśli pojazd o tym samym numerze rejestracyjnym był już wcześniej zarejestrowany.

5.15. Jak sprawdzić, które pojazdy wymagają wydania etykiety RFID?

Informacja na dany temat została zawarta w postaci raportu podręcznego w aplikacji Singu. Dostęp do modułu raporty posiadają administratorzy systemu oraz wyznaczone osoby.

  • Przejść do modułu Raporty – Raporty podręczne
  • Kliknąć w raport o nazwie „Częste wjazdy bez stałej przepustki”
  • Wybrać kompleks
  • Wybrać zakres daty wjazdów „od - do”
  • Zaznaczyć checkbox „Eksport XLS” w przypadku chęci wygenerowania dokumentu xls
  • Kliknąć „Pokaż”

Wygenerowany raport przedstawia na samej górze pojazdy o największej liczbie wjazdów.

Z okna wygenerowanego raportu mamy możliwość przejścia do modułu „Stałe przepustki”, w którym istnieje opcja wydania etykiety RFID bądź zapisania samego numeru rejestracyjnego.

5.16. Jak sprawdzić czy kierowcy przykleili etykiety RFID

Informacja na dany temat została zawarta w postaci raportu podręcznego w aplikacji Singu. Dostęp do modułu raporty posiadają administratorzy systemu oraz wyznaczone osoby.

  • Przejść do modułu Raporty – Raporty podręczne
  • Kliknąć w raport o nazwie „Aktywne stałe przepustki bez wjazdu w ciągu ostatnich 14 dni”
  • Zaznaczyć checkbox „Eksport XLS” w przypadku chęci wygenerowania dokumentu xls
  • Kliknąć „Pokaż”

Gdy pojazd posiada wpisany numer tagu RFID, lecz nie posiada odnotowanej daty ostatniego wjazdu - kierowca nie korzysta z wydanego tagu RFID.